Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации. Российские железные дороги - структура. Служба управления делами Западно-Сибирской.

• Приказ По Делопроизводству

Р/О ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД») ПРИКАЗ « 17» июня 2013 г. Москва № 55 О совершенствовании делопроизводства и документирования управленческой деятельности в ОАО «РЖД» В целях совершенствования делопроизводства и документационного обеспечения формируемой системы управления ОАО «РЖД» как компании холдингового типа п р и к а 3 ы в а ю: 1. Утвердить и ввести в действие с 1 сентября 2013 г. Прилагаему Инструкцию по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД» (далее - Инструкция). Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД»: обеспечить соблюдение установленного Инструкцией порядка ведения делопроизводства, документирования управленческой деятельности и контроля за исполнением принимаемых решений; внести в документы подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений изменения, связанные с введением в действие Инструкции, и разработать при необходимости новые внутренние документы по вопросам делопроизводства. Первым вице-президентам,старшим вице-президентами вицепрезидентам ОАО «РЖД» регулярно рассматривать вопросы своевременной и качественной подготовки документов подразделениями аппарата управления, филиалами и структурными подразделениями ОАО «РЖД», положение дел с исполнительской дисциплиной и принимать меры по устранению недостатков в этой работе. Признать недопустимым, когда повседневная конструктивная работа по вопросам деятельности ОАО «РЖД» и его подразделений подменяется изданием организационно-распорядительныхдокументов, зачастую ненужных.

Т^Я^ЖЧТ'КЧ^Г^о^я^^Я^ИЯ 5. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г.: осуш;ествлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях аппарата управления, филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД» в соответствии с Инструкцией, издавать необходимые рекомендации, методические указания, разъяснения и другие инструктивные документы; установить контроль за выполнением требований Инструкции, обратив особое внимание на соблюдение порядка составления и оформления организационно-распорядительныхдокументов ОАО «РЖД». Начальникам Департамента корпоративных коммуникаций Луневу М.М. И Департамента управления делами Ивашкину А.Г.

В недельный срок: разместить настояпдий приказ в сети Интранет на сайте ОАО «РЖД» и в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД); внести в бланки документов ОАО «РЖД», подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД», утвержденные приказом ОАО «РЖД» от 1 декабря 2011 г. № 180, необходимые уточнения и разместить эти бланки в сети Интранет на сайте ОАО «РЖД» и в ЕАСД. Рекомендовать руководителям учреждений и дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД» при организации делопроизводства исходить из требований единой корпоративной системы обш;его делопроизводства и документирования управленческой деятельности, предусмотренных Инструкцией.

Признать утратившими силу с 1 сентября 2013 г. Документы ОАО «РЖД» по перечню согласно приложению. Президент В.И.Якунин ОАО «РЖД».

Р/О УТВЕРЖДЕНА приказом ОАО «РЖД» от « 17» июня 2013 г. № 55 И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД» 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую корпоративную систему общего делопроизводства и документирования управленческой деятельности, порядок работы с документами и контроля за исполнением документов и принятых решений в открытом акционерном обществе «Российские железные дороги» (далее - общество).

Настоящая Инструкция распространяется на департаменты, управления и другие подразделения аппарата управления общества (далее - подразделения аппарата управления), железные дороги, дирекции, проектно-конструкторскиебюро и другие филиалы (далее - филиалы), центры и другие структурные подразделения общества (далее - структурные подразделения общества). Настоящая Инструкция подготовлена с учетом законодательства Российской Федерации, устава открытого акционерного общества «Российские железные дороги», ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов», а также требований фирменного стиля общества. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и понятия: документ - зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; документ входящий - документ, поступивший в общество (подразделение общества) от сторонних организаций, а также учреждений, дочерних и зависимых обществ; документ исходящий - официальный документ, отправляемый из общества (подразделения общества); документ внутренний - официальный документ, подготовленный в обществе (подразделении общества) и не выходящий за его пределы. Организационно-распорядительныйдокумент - вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности общества в целом, подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений общества, должностных лиц.

Делопроизводство в подразделениях общества - прием, регистрация и учет документов, их отправка, контроль за прохождением документов и исполнением поручений (указаний) и другие операции с документами - осуществляется с использованием Единой автоматизированной системы документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) в соответствии с установленным регламентом работы в этой системе. В случае если подразделение общества не обеспечено полной функциональностью ЕАСД, применяются другие доступные методы ведения делопроизводства с учетом требований настоящей Инструкции. Методическое руководство организацией делопроизводства в обществе и совершенствование системы документационного обеспечения, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка документирования управленческих решений осуществляются Департаментом управления делами, инструктивные документы которого по этим вопросам обязательны для исполнения. Подразделения общества могут разрабатывать не противоречащие настоящей Инструкции документы, конкретизирующие организацию делопроизводства в соответствующих подразделениях с учетом особенностей их деятельности и организационной структуры.

Работники подразделений общества несут ответственность за сохранность находящихся у них документов. В случае утери документа работник обязан немедленно сообщить об этом своему непосредственному руководителю. По каждому такому случаю проводится служебное расследование.

О результатах расследования утери документа, зарегистрированного Департаментом управления делами и имеющего отметку «Подлежит возврату», руководитель подразделения общества информирует начальника этого департамента. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник должен передать через службу делопроизводства находящиеся у него на исполнении (контроле) документы (в том числе в ЕАСД) замещающему ег работнику, при переходе на другую работу или увольнении - сдать вс числящиеся за ним документы (в том числе в ЕАСД) работнику служб делопроизводства по указанию непосредственного руководителя. При переходе на другую работу или увольнении работника, возглавляющего службу делопроизводства, составляется совместно с работником, на которого возлагается исполнение этих функций, акт приемапередачи документов, печатей, штампов и журналов для регистрации документов. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.

Основные требования настоящей Инструкции к оформлению документов, включая письма и телеграммы, распространяются и на документы, доступ к которым ограничен. Порядок обращения указанных документов регламентируется законодательством Российской Федерации и соответствующими документами общества. Документирование управленческой деятельности Общие правила документирования управленческих решений 2.1. Управленческая деятельность общества подлежит документированию путем издания по установленным правилам организационно-распорядительныхдокументов общества и его подразделений. Издаваемые документы должны соответствовать законодательству Российской Федерации и основополагающим документам общества. Документы общества по вопросам осуществления деятельности, предусмотренной уставом общества, издаются президентом общества (далее - президент), а также первыми вице-президентами,старшими вицепрезидентами и вице-президентамиобщества (далее - вице-президенты)в соответствии с их компетенцией. Главный бухгалтер общества издает документы по вопросам ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования и реализации учетной политики общества, по другим вопросам, предусмотренным положением о Бухгалтерской службе общества, обязательные для исполнения подразделениями общества.

Подготовка указанных документов производится аналогично подготовке документов, издаваемых вице-президентами. Документы подразделений общества издаются их руководителями в пределах компетенции, установленной положением о соответствующем подразделении и другими нормативными документами общества.

Составление и оформление бухгалтерских, финансовых, налоговых, статистических, кадровых и других аналогичных документов общества осуществляется по правилам, установленным законодательством Российской Федерации и документами общества, регламентирующими составление и оформление таких документов. Порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, контроля за их исполнением устанавливается положением о договорной работе в обществе, а также документами, издаваемыми подразделениями общества на основе этого положения. Порядок составления, оформления, регистрации и хранения доверенностей в обществе устанавливается положением о выдаче (отмене), регистрации и ведении реестра доверенностей. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать установленные обществом правила в целях обеспечения: юридической силы документа; оперативного поиска документа и контроля за его исполнением; обработки и тиражирования документа с помощью современных технических средств. Исключения предписаний, дублирующих предписания, установленные другими документами, а также положений декларативного характера.

Документ должен быть проверен на соответствие правилам русского языка, на котором ведется документирование управленческой деятельности в обществе, и тщательно отредактирован с целью обеспечения его точного и однозначного понимания. Используемые в документе транспортные и иные термины должны соответствовать их значениям. В документе при многократном (обычно более двух раз) упоминании сложного, громоздкого наименования какого-либоучреждения, комиссии, подразделения общества и др., а также различных программ, бизнес-планов, выставок и т.д. Допускается после первого полного их написания давать скобках условное, более короткое наименование, которое затем используется в тексте данного документа («далее.»).

В письмах, телеграммах, докладных и других записках указанное краткое наименование не применяется. В таких документах при повторном упоминании сложного наименования рекомендуется заменять его выражениями: «указанная организация.», «упомянутая комиссия.», «данный орган власти.» (не применяя формулу «далее.»).

Использование в приказах, распоряжениях, поручениях, протоколах, письмах, положениях, правилах, инструкциях и других документах общества условных и сокращенных наименований должностных лиц подразделений общества и должностей, применяемых в телеграфной связи общества, не допускается. Они могут использоваться только в телеграммах, а также при оформлении реквизитов документов - «Визы согласования документа», «Отметка об исполнителе», при регистрации документов, изготовлении регистрационных штампов, в справочных материалах, указателях рассылки и т.п. Документы общества и его подразделений оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые представляют собой стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 м соответствующими реквизитами, расположенными в определенном порядке. Основные реквизиты, используемые при подготовке и оформлении организационно-распорядительныхдокументов общества и его подразделений, приведены в приложении № 1. Бланки основных организационно-распорядительныхдокументов общества разрабатываются (изменяются) Департаментом корпоративных коммуникаций по согласованию с Департаментом управления делами. Бланки основных организационно-распорядительныхдокументов подразделений общества разрабатываются (изменяются) подразделениями совместно с организацией, на которую возложена разработка фирменного стиля.

В обществе, по согласованию с Департаментом корпоративных коммуникаций, осуществляющим методическое обеспечение использования фирменного стиля общества, и Департаментом управления делами. Бланки основных организационно-распорядительныхдокументов общества и подразделений общества размещаются (удаляются) на сайте общества в сети Интранет (в разделе «Департамент управления делами») Департаментом корпоративных коммуникаций и в ЕАСД в разделе «Общие папки» (подраздел «Бланки документов») - Департаментом управления делами. Документы, издаваемые обществом и подразделениями общества совместно с другими организациями, в том числе общественными, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (не на бланках) с размещением необходимых реквизитов. При оформлении совместного приказа (распоряжения) общества (подразделения общества) и другой организации (структурного подразделения организации) их наименования располагаются на одном уровне.

Документ, составленный совместно несколькими организациями, должен иметь одну (единую) дату. Если организации поставили на совместном документе разные даты, то датой документа считается самая поздняя дата. Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания организаций в заголовке (тексте) документа.

Приказ По Делопроизводству

Подписи должностных лиц располагаются под текстом, на одном или нескольких уровнях в порядке указания организаций в заголовке (тексте) документа. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения в обществе и его подразделениях печатей (штампов), применяемых в делопроизводстве, устанавливается президентом. Методическое обеспечение изготовления печатей (штампов) для подразделений общества осуществляется Департаментом корпоративных коммуникаций. Организация исполнения принятых решений 2.19. Исполнение содержащегося в документе решения (поручения) включает сбор и анализ соответствующей информации, подготовку при необходимости проекта внутреннего или исходящего документа, его согласование, оформление в установленном настоящей Инструкцией порядке и представление на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту),руководителю подразделения общества. В поручении, содержащемся в документе общества, или в резолюции к документу, подписанных президентом, указываются вицепрезиденты, другие должностные лица общества и его подразделений, на которых возложено исполнение этого поручения или резолюции. В поручениях (резолюциях) при необходимости указываются также должностные лица учреждений общества, его дочерних обществ с учетом того, что им поручение дается по согласованию с ними.

Об этом в поручени (резолюции) делается отметка «(по согласованию)». Подлинник документа с поручением или резолюцией президента передается отделом документационного обеспечения Департамента управления делами (далее - отдел документационного обеспечения) ответственному исполнителю (наряду с передачей по ЕАСД). Если поручение или резолюция президента адресованы только вицепрезидентам, то вице-президенту,указанному в поручении или резолюции первым, отдел документационного обеспечения направляет для исполнения подлинник документа. Вице-президент,указанный в поручении или резолюции президента первым, отвечает за организацию работы по исполнению этого поручения или резолюции.

Он может привлекать к этой работе подразделения общества, а также учреждения общества и дочерние общества (по согласованию с их руководителями), не указанные в поручении или резолюции, но участие которых в исполнении поручения или резолюции президента необходимо. Первый из руководителей подразделений общества, указанных в поручении или резолюции, является ответственным исполнителем. При необходимости против фамилии ответственного исполнителя пишется слово «отв.», «созыв» или «обобщение» (ответственным исполнителем является одно должностное лицо).

Руководители других подразделений, указанные в поручении или резолюции, являются соисполнителями. Ответственный исполнитель персонально отвечает за надлежащее исполнение поручения, резолюции в установленный срок, за содержание, полноту согласования и правильность оформления подготовленного во исполнение этого поручения или резолюции документа. Ответственный исполнитель может создать в ЕАСД необходимые поручения соисполнителям и дать им задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их представления. Ответственный исполнитель может также запросить материалы, необходимые для исполнения поручения или резолюции, от подразделений общества, которые в них не указаны.